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2023年11月25日 (土)

Vol.295『仕事の緊急性に振り回されないための備え方。』

私たちの生きる世の中は、どんどん余裕がなくなっている。車間距離を5センチしかとらずに時速100キロで疾走しているようなものだ。前の車が少しでも速度をゆるめたら、たちまち大きな事故になる。一瞬のミスも許されない。そのため、何をするにもストレスがかかり、つねに追い詰められている感じがする。そんな危険な状況を脱け出して、人間らしい余裕を取り戻すために、バッファをつくるコツをいくつか紹介しよう。

スタンフォードの大学院時代に学んだ教訓のひとつは、優秀な成績をとりたかったら徹底的に準備しろということだ。新学期のシラバスを受けとるや否や、私はコピーをとってカレンダーに貼りつけ、1学期分の予定をすべて把握した。最初の授業に出る前から授業で出される課題を検討し、すぐにでも研究を始められるようにしておいた。
こうしたささやかな準備のおかげで、授業のストレスは大幅に軽減された。
もしも急に忙しくなったり、緊急の用で授業を休んだりすることになっても、課題をやりとげるだけの余裕はちゃんとあるからだ。

 

(『エッセンシャル思考
グレッグ・マキューン 著
かんき出版 224頁より引用)

忙しい人には2種類の人がいます。「時間に追われてストレスを感じながら」不健康に忙しい人と、「先の見通しを立てて余裕を持って」健康的に忙しい人です。当然ながら、後者は仕事の締切を守りクオリティも高いため、信頼が寄せられ、どんどん良い仕事が舞い込んできます。この両者の違いを分ける要因は何でしょうか?
わたしは「着手の早さ」「全工程を見通すプランニング」だと考えます。

時間に追われる人は、必要に迫られてからその仕事に着手し始めます。
例えば新しいセミナーを作るとしたら、2〜3ヶ月前から準備を始めると言うことです。
一方、時間にゆとりがある人は、1年前から準備を始め、まずは12ヶ月間のプランニングを立てます。すると、途中で突発的な仕事が発生しても慌てる必要はありません。
予めバッファがとってあるので、そこで吸収できるからです。そして時間が生まれたら、1ヶ月後に予定していた業務を前倒しで着手するので、まるで”時間を追う”かのようです。

一方、時間に追われる人ははじめからタイトなスケジュールの組み方をしているので、突発業務が2つ3つ重なると、すぐに余裕をなくします。それでも、睡眠時間を削るか、家族との約束をキャンセルすることで何とか帳尻を合わせますが、その歪みは、健康や家族との関係性に及んでしまいます。
時間に追われるのではなく、時間を追う側になるための鍵は、着手を早くし、全工程の見通しを立てること。これを習慣化しているか否かが、仕事の成果やそのプロセスの楽しみ方に大きく影響することを実感しています。

 

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