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2023年11月10日 (金)

Vol.295『1回読んで伝わる文章になっているか?』

いろんな人と仕事をしていると「仕事の丁寧さ」や「どこまで相手目線に立てているか」は一発でわかります。そのシーンの一つは、文章によるホウレンソウにおいて見られます。
わたし自身も「人ごとではなく、自分も気をつけておきたい」という自戒を込めて、よくあるケースを紹介します。

仕事相手から来たメールを1回読んだが、意味が頭に入ってこない。もう一度読み直しても、まだ疑問が浮かぶ。この時「え?どういう意味?」と、読み手にストレスを与えます。しかし、その相手に「あなたの文章は、意味がわかりません」とは、なかなか伝えにくいものです。そこで、そんな時はこの文章を仲間内で一般論として共有することで、予防の一助になればと思います。ポイントは、1)誤字脱字、2)文法ミス、3)情報不足の3つ。

1・誤字脱字→文中の誤字脱字が多くて、何が言いたいのかがわからない。読み手にがんばって想像させる労力を強いる(相手は読む気を無くす)

2・文法ミス→そもそも主語と述語がつながっておらず、複数の解釈ができてしまう(話の内容以前に、そもそも日本語として意味がわからない)

3・情報不足→仲間内のメールやSNSの文書が、ところどころ言葉足らずで、意味がわからない(書き手は当たり前にわかっていても、読み手はその前提や背景を知らないことがイメージできていない)

このようなケースの原因は、「その文章を送信する前のチェック不足」です。
つまり、「書いたまま読み直さずに送信する」か「書いてから目でサラッと読み直しただけで送信する」のどちらかです。そこで対策は、「この文章を、”1回読むだけで、ちゃんと伝わるか?”の視点で、声に出して読む」ことです。個別メールであれ、複数人への投稿であれ、意味のわからない文章を発信するのは、自分の評価を下げる行為です。そのことを全員で共有し、相手のためにも自分のためにも、「”1回読んだだけで、ちゃんと伝わるか?”の視点で、声に出して読む」を習慣化してはどうでしょうか?
このことをチームメンバーが共有して実践すれば、生産性は確実に上がることでしょう。

 

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