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2022年10月10日 (月)

Vol.282『「なぜか忙しい理由」はその業務に名前がないから。』

ビジネスパーソンから相談を受けるテーマに、時間管理があります。
先日もあるコンサルタントから次のような相談を受けました。
「夜は23時まで仕事をし、平日にやりきれなかったデスクワークを土日でカバーするため、家族との旅行などの予定を怖くて入れられません。もっと家族との時間を楽しんだり、運動や趣味の時間も確保したいのですが、どうしたら時間のやりくりが上手になるでしょうか? 」
何に忙しいのかと尋ねると、「なぜだかよくわからないけど忙しいのです」と言う煮え切らない返答。そこで、業務名とおよその必要時間を書き出してもらいました。

「コンサルの仕事は4社、営業は月5件、セミナーや交流会には月3回参加、メールやFacebookのチェックで1日1〜2時間、コンサルの準備に1社あたり2時間、以上です」

これを全て足しても、月86時間にしかなりません。
1日8時間を月22日間働いたとして176時間あるはず。つまり半分以上空き時間があるにもかかわらず、本人は忙しいと言っているのです。これは一体、何故なのでしょうか?
答えは、名前のついていない業務が多いからです。例えば彼のスケジューリングを詳しく聞くと、セミナー本番の時間はスケジュール帳に書き込んでいますが、その準備業務を書き込んでいませんでした。セミナーの準備業務とは、「案内ページの原稿作成」「テキストの作成」「進行表の作成」「セミナーのリハーサル」「内容のブラッシュアップ」などがあります。それぞれの業務に名前をつけておらず、時間見積もりを立てていないため、その計画を手帳に書いていなかったのです。すると、どうなるでしょうか?
思いついたときにそれに手をつけ、やっても達成感がありません。
締切に迫られて後から業務が湧いてくる感じ。想定しない業務が受け身で追加されるので、疲労感だけが残ります。一方で、周りから見たら忙しいはずなのに仕事が早くパフォーマンスが高い人に共通するのは、すべての業務に名前をつけ、着手する前に時間見積もりを立てていることです。つまり一つの仕事を細かく業務分解して、それぞれの業務をいつ何時間かけてやるかも数値化して計画に落とし込んでいます。よって完了したときには手帳にチェックが入り、達成感を感じながら着実に前進しています。また後から追加で湧いてくる業務はほとんどないため、先の見通しの立つスケジューリングを行っています。なぜか忙しいと悩む人は、名前のない業務に名前をつけ、時間見積もりを立てることからやってみてはどうでしょうか。

 

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