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2022年1月10日 (月)

Vol.273『時間に追われる忙しい毎日から脱却するには?』

多くのビジネスパーソンから受ける相談の1つに「時間に追われる忙しい毎日から脱却するにはどうすればよいでしょうか?」があります。ちゃんと予定を立ててスケジュールを組むのに、いつも終わりは夜の10時過ぎ。明日が締め切りの業務を何とか今日中にやり切る日々。
人に迷惑をかけないが早くやらなきゃと常に気になり余裕がない。もしこれが1週間前倒しでやれたなら、ずいぶん精神的に楽になるのだが。
このような悩みを抱える人に共通して見られる課題が3つあります。
1つ目は、デスクワークを見積もっていないこと。営業や人と会うアポはスケジュール帳に書くが、営業準備や企画、セミナーのリハーサルなど1人でできるデスクワークの時間を見積もらず、スケジュール帳にも書き入れていません。「いつでもできるから」との思いから書かないのでしょうが、そこには確実に時間がかかっている。にも関わらずスケジュール帳に組み込んでいないので、ギリギリになってそれを思い出して突発業務となり、その日の業務が膨張する。

2つ目は、メールやFacebookのチェック時間を見積もっていないこと。これも1と同様、自分1人でいつでもやれるが故に、スケジュールに組み込むことを怠ってしまう。しかし実際には1日1時間はメールの送受信やFacebookのチェックにかかっていたりする。ならば、それはあらかじめ予定に組み込んでおいた方が1日のトータル労働時間は正しく見積もれるに違いない。

3つ目は、突発業務を予測していないこと。当初は予定していないもののその日になると急にやりたくなる業務がある。良くしてくれた人へのお礼のメールを書いたり、部下や仲間、顧客からの相談メールに対して返事をするのもその一つ。また思わぬハプニングでトラブル対応に時間を使うこともあるでしょう。そのような予期しない業務があったとしても、それを吸収できるクッションタイムをあらかじめ計画に組み込んでおくことが有効です。

以上の3つができるだけでも、時間に追われる日々から時間を奥側に回る生活が近づきます。
さらにやれるのであれば、仕事の段取り(業務分解)の解像度を上げることが有効です。その仕事を細かく分解すると、時間見積もりが甘かったり、人に任せられるのに自分で抱え込んでしまったりすることに気がつきます。実態がわかれば改善方法は一目瞭然。多くの場合、自分がやらなくても良いことを抱え込み過ぎることがよくあるので、どうすれば他者に任せられるかを問いかけてみましょう。きっと打開策が見えることでしょう。

 

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