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2021年2月10日 (水)

Vol.262『仕事に追われる人から仕事を追う人に変わる方法。』

仕事熱心で真面目なのに、「自分で決めたこと、特に緊急性がなく重要なことを先送りして、なかなか進まない」と言う人がいます。これは会社員だけではなく、事業主や経営者にもよく見受けられます。彼らに共通するのは、ある日「これは自分(当社)にとって重要なことなので必ずやる」と決めたにもかかわらず、1ヵ月後に振り返ると結局は「緊急の用事に押し流されて、やれなかった」と言うこと。彼らが完遂できなかった理由のほとんどは、
「想定外の業務が発生して、バタバタして時間が取れなかったから」です。
果たして本当にそうなのでしょうか?それを克服する対策は無いのでしょうか?

そのような話を何人も聞いていくうちに、わたしはある1つの共通点に気がつきました。
彼らは「他人とのアポイントはスケジュール帳に書き込むが、一人でできる準備業務や、頭の中で企画を考える時間をスケジュールに組み込んでいない」と言う点です。つまりスケジュール帳には、「他人と約束した用事だけを書く」と無意識に決めていて、自分で決めた用事は書いていなかったのです。それは、「他人との約束はすっぽかしてしまうと迷惑がかかるけど、自分との約束は自分が困るだけだから大丈夫」と言う無意識の思いがあるのかも知れません。

しかし本当は、自分と約束した用事の中にも、他人との約束と同等以上に重要なものもあるはず。ならば、その用事をスケジュール帳に「いつ、何時間かけてやるのか」を書き込む方が良いでしょう。これを書いた方が良い理由は2つ。1つは「それを忘れてやり損ねるのを避ける」ため。もう一つは「それを仮に覚えていなくても、手帳を開けば書いてあるので必ず思い出せると言う安心感が得られる」ためです。特に後者はとても重要です。それによって頭の中からそれを外して、目の前の仕事に100%集中でき、パフォーマンスを発揮できるようになるからです。
逆に、あれもこれも忘れてはいけないことが頭の中に点在した状態では、最高のパフォーマンスを発揮しにくいのではないでしょうか。それはいくつものアプリケーションを立ち上げたままパソコンを操作すると動きが遅くなるようなものです。
これが習慣化できると、人とのアポだけでなく、あらゆるデスクワークや考える仕事もスケジュール帳に組み込まれ、「あとどれだけ仕事を追加できるか?」の全体感がつかめます。そうなると、時には「今日の予定は早めに完了したから、前倒しで明後日のデスクワークを30分だけやっておこう」みたいなことも可能になる。仕事に追われる人から仕事を追う人になる。
今年はそんなシフトチェンジに挑戦してみませんか?

 

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