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2020年2月10日 (月)

Vol.250『生産性が高い人の依頼メールは、“一往復ルール”で。』

相手が社内のスタッフであれ、社外の専門業者であれ、人に依頼をするときの工夫次第で、生産性は大きく改善します。今日は、わたしが意識していることを1つ紹介します。
それは、「依頼メールは一往復で完結できるよう、明快に伝える“一往復ルール”」です。
例えば、WEB制作会社にメールで依頼を出すとき。かつてのわたしは次のような感じでした。

  • 依頼内容を箇条書きで記し、不明な点があれば、それに返信する。
  • それに対する質問を受け、再び返信する。その往復が3〜5回続く。
  • さらには、ニュアンスが伝わらないところについて、数回の確認の電話が入る。

期日が迫った急ぎの仕事の場合、こんな調子だと完成はずいぶん遅くなります。お互いに、会議で席を外していたり、休日を挟んでいたりするとタイミングがズレて、トータル時間はせいぜい1時間程度の作業なのに、完成までに1週間以上もかかるなんてことも。しかも、確認作業に時間をとられて、トータル時間も2倍、3倍に膨らみ、お互いの時間を無駄使いしてしまいます。

そこで、わたしはある時から、「メールを1回送るだけで、相手に意図が正確に伝わるように依頼文を工夫しよう」と考え始めました。具体的には次のことを意識しました。

  • 件名を読んだだけで、依頼内容の概要が伝わるように書く。
  • 本文に依頼内容だけでなく、その意図(誰に何をするための業務か)や背景、注意点も書く。
  • 文頭に1、2、3や1)2)3)、①②③などの番号表記で、視覚的にわかりやすく書く。

つまり「間違った解釈をしようがないほど、明快な表現の依頼文を書く」チャレンジです。これは依頼文をつくる時はエネルギーを使い、面倒くさい面もありますが、投資効果は絶大。
ちなみに、このやり方を習慣化すると、今後も同様の依頼をする(毎年行う講座の資料作成など)場合は、メールソフトの送信済みフォルダから引っ張り出して、人数や日付などの数字を修正するだけで済むようになり、どんどん依頼がスムーズになります。またその場合、依頼される方も毎回異なる表現の依頼文でメールがくるより、都合が良いようです。なぜなら、毎回場当たり的に異なる表現で依頼メールがくるより、同じ文体の方が過去の経験から思い出しやすくなるからです。ピンと来た人は試してみてはいかがでしょうか。

 

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