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2019年10月10日 (木)

Vol.246『人が明確な期限を決めない理由とは?』

人に仕事を依頼する時や、逆に受ける時に、明確な期限・締切日を決めていますか?
よく聞くセリフは、「週末までにやっておいて」とか「月末までに」という表現。
これって、おおよその目安は伝わるけど、曖昧ですよね。

  • 例えば、「月末までに」と言った場合、月末が日曜日の場合、日曜日までなのか、それとも「土日は含めずに金曜日まで」なのか?また、18時迄なのか24時迄か?

の解釈がバラけます。その曖昧さで重要度が軽く伝わり、約束が守られないことになります。
また、期日があいまいだと、指示したことの期日厳守の効力が薄まる点も要注意です。

  • 期日を決めなければ、なんとなく先送りできる感じがする。決めれば覚悟が決まるが、まだ覚悟が決まらないとき、人は無意識のうちに曖昧にしたくなる。

これは仕事を受ける人だけでなく、依頼する人も同様です。相手に「いつまでにやって」と指定すると、「忙しいからそれは無理です」と反発されるんじゃないか、という不安がある。
つまりお互いに「明確にしたくない」という引力が働いて、決めることが億劫になるのです。この引力の中にいることを理解すると、「意識して期限を決めることが重要」だと気づきます。そこで、ある会社では次のようなことを決め、社内で共有しました。

  • 期限は、「月末までに」「週末までに」「今日中に」ではなく、正確な日時で言う。「◯月◯日の◯時までに」と言うのを当たり前にする。間違って伝わる予防のため、曜日まで伝えるとベター。期日意識を高める。当社では依頼される側が期日を尋ねる。
  • 依頼する人も、相手への遠慮からか期限を言わない人がいるが、今後はきちんと伝える。その際に、仮に急ぎでない仕事でも、「急ぎじゃないので、やれるところでいいんだけど、いつまでにやれる?」というような表現で、提出可能な期限を相手に確認する。

このように、「期限を明確にすることについての基本姿勢とその理由」を予め共有しておけば、依頼する方もされる方も安心してスムーズに受け答えできます。お試しください!

 

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