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2019年9月10日 (火)

Vol.245『執筆時間を半減させる!一歩前倒しライティング』

必要だけど手間のかかる「議事録やレポート」などの仕事を、最小限の時間でやり、しかも収穫も多くする秘訣があります。今日はその秘訣について、日本キャッシュフローコーチ協会の「協会活動レポート・プロジェクト」メンバーに伝えたことをワニレポでもシェアします。
もしみなさんが、所属するコミュニティや会社で、イベントやセミナーのレポート(A4サイズ2~3枚程度)を書く役割が与えられた時に思い出してもらえれば、きっと役に立つでしょう。

このプロジェクトでは、協会の公式行事について、参加できなかった人にも概要を共有できるように、「協会活動レポート」をサイト上で公開します。その執筆は協会メンバーが持ち回りで担当するわけですが、これもただ受け身でやると「やらされ感」で面倒くさい業務になってしまいます。ましてや本業で忙しい人にとって「いつかは書かなきゃいけないが、絶対的な納期がない業務」は先送りになりがちで、それ故に精神的負担は相当なものになります。そこで試してほしいのが「一歩前倒しライティング」。これは、通常の取り掛かりより全ての行動を一歩前倒しすることで、時間を短縮し納品スピードを早め、かつ収穫も最大化するもの。

ふつうは、書き始めるタイミングは「そのイベントが終わった日の夜か翌日」でしょう。

人によっては、3日後や1週間後になる人もいるのでは。その場合、「思い出す」だけでも大変で、記憶から言葉を引っ張り出す方に多大なエネルギーがかかり、相当な負担になります。

それに対して「一歩前倒しライティング」では、「そのイベントの前日まで」に15分だけ着手します。「えっ?なぜイベントの前に書けるの?」と疑問に思う人もいるでしょうが、もちろん、体験しなければわからないことは、事後に書きます。しかし、そのイベントの告知チラシや案内を元に、すでに「イベントに参加した」想定で、前書きと全体の骨格くらいは書けるものです。当日にならなければわからない部分だけ、空白にして後で書き込みます。

実は、この時点で全体の20~30%は文字が埋められます。さらに、前もって書くことでイベントに参加する目的意識が高まり、収穫を得やすいモードに入れるのです。

そしてイベント当日その仮原稿をスマホに入れておいて、休憩時間などにうめていきます。

体験した新鮮な情報なので、思い出す労力はゼロです。得られた気づきな学びを言語化することだけに集中でき、この時点で原稿の50~70%は完成させます。そして、イベント後に考えを熟成させて加筆して文章を整えれば、3日後には全文が完成。このやり方なら、前書きすることでイベントへの目的意識が高まり、収穫が最大化する上に、最小限の手間でレポートを書けて、最短の納期で提出でき、依頼者の信頼を獲得できます。オススメですよ!

 

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