« Vol.225『リーダーが身軽になり、仕事の流れが早くなる方法。』 | トップページ | Vol.226『地位財と非地位財のバランスは?』 »

2018年2月10日 (土)

Vol.226『時間がない!と混乱する前にすべきこと。』

「忙しくなってきて、最近休みも取りにくくなり、楽しみにしていたセミナー受講もキャンセルすることが増えてきました。時間がないんです。業務の整理をしなきゃいけないと思うんですが、何から手をつけたらいいでしょうか?」

これは仕事が順調になってくると、誰もが通る道かも知れませんね。わたしも独立当初はそうでした。このような時に、ほとんどの人は「緊急性の高い仕事をとりあえず着手し続けた結果、気がつけば余裕のあったはずの仕事がいつの間にか緊急性の高い仕事に変わっていて、休み返上でやっつけ仕事で片付ける」ことになりがちです。

それも、「万一に備えて処理するための予備日」を確保している人はまだ良いのですが、それすらも埋まっていくと、いよいよ業務の整理が必要になってきますね。業務の整理とは、「何をやめて、何をやるか」を決めること。ただ、それを考える前にやっておきたいことがあります。
ちなみに、このような人に次の質問をすると、ほとんどの人がNOと答えます。

「人とのアポやセミナーなど時間が決まっている業務【以外】のデスクワークや調べ物の時間を予算化して、スケジュールに書き込んでいますか?」

つまり、デスクワークをいつ、どの時間帯にやるか、をスケジュール帳に入れずに宙ぶらりんになっているのです。頭の片隅には「いつか、やらなきゃ」とひっかかっているのですが、それがスケジュール帳に書き込まれるまでは、放置。
そして、期限目前になってからはじめてTO DOリストに書き込まれます。
だったら、最初からスケジュール帳に入れておいたらどうでしょうか。

「後で移動可能なデスクワーク」として、「仮で」書いておく。その日になってやれるならやるし、無理なら別の日にズラすだけ。そこで必要なのが「時間見積もり」です。時間見積もりとは、「そのデスクワークをやるのに何時間かかるか?」を予測して数値化すること。たとえば、「このセミナーのテキスト作成は、少なくとも3時間、最大5時間で仕上げよう」という具合です。そうすれば、その3時間なり5時間をどの日のどの時間にやるか、を決めやすくなります。

この時間見積もりは、はじめは訓練が必要ですが、もし組織のメンバー全員がこれを習慣化できれば確実に生産性はアップします。ピンと来た人は、試してみてはいかがでしょうか。


追伸、
このワニレポは月2回、メールでも無料でお届けしています。
読み逃しのないよう、こちらから登録できます。
⇒ http://wani-mc.com/mm.html

|

« Vol.225『リーダーが身軽になり、仕事の流れが早くなる方法。』 | トップページ | Vol.226『地位財と非地位財のバランスは?』 »

今月のワニレポ(今月の気づき)」カテゴリの記事