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2004年12月 1日 (水)

Vol.68 『なぜ約束が守れないのか!?』

上司がかかえるストレスの1つに、「部下からの報告があがってこない」ことがあります。早めに報告があればサポートのしようがあるのですが、納期直前になって「間に合いません」と言われると、そのリカバーのために大幅に予定を狂わされてしまいます。ましてや納期が過ぎても報告がなく、それに気づいた上司のほうから「あの案件は、どうなったの?」と聞いてはじめて「あ、すみません。忘れていました・・・」などと言おうものなら、上司としては怒り爆発!それが重要な仕事であればあるほど信用喪失につながります。

先日、ある経営者が私にこうつぶやいていました。
「個別に依頼したことだけでなく、会議中に依頼をしたことですら放置され、忘れ去られていくんだ。どういうことだろう?

話しを聞いていて、私は想像してみました。「どんな原因が考えられるだろうか?」

指示されたときにメモをしない。あるいは、メモをしても正確に書いていない。(会議の話しの腰を折らないため、不明な点があっても確認しないまま過ぎていく。そして不正確なメモを頼りに行動する→気の弱い人にありがち)
メモをする場所が一定ではなく、行き当たりばったりなので、メモとして機能しない。
メモをした後、納期をスケジュール帳(の当日のページ)に反映させていない。
納期はスケジュール帳に書いたとしても、その作業を実行する予定は書いていない。(その作業予定を書けない理由は、実質的な作業時間の「時間見積」を算出していないから)
すでに仕事過剰でオーバーフローになっていて、依頼内容のメモをスケジュール帳に反映させる余裕すらない。
そもそも初めから約束を守る気がない。

ほかにもいろいろあると思いますが、大きく2つの理由に分けられます。要は「約束を守る仕組みを持っていないから」と「約束を守る気がないから」です。後者であったら話しになりませんが、前者なら、指導の余地があります。あなたの部下はどちらですか?

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