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2003年8月 1日 (金)

Vol.52 『“Eメールは遠くの人とのやりとりに使う” は、既成概念では?』

 その昔、私が新入社員だった頃、その会社ではEメールを社内の報・連・相のツールとして全社一斉に使うことが決まりました。その当時、Eメールでのやりとりは、「なんだか人間味がない、味気ない」という印象を持つ人が多かったのを覚えています。たとえば、同じ部屋にいる人にメールを送ると、「それって、直接言えばいいじゃん!」という感じで笑い話になっていました。場合によっては、Eメールがかえって直接的なコミュニケーションを妨げている、とすら解釈する人もいました。

 あれから10年近くが経ちました。今、社内での報・連・相が円滑でない会社の実態を見ていると、あの10年前の発想、既成概念に縛られている人が多いことに気がつきます。

 例えば、あるA社の話。普段、みんな外出していて、なかなか社内で顔を合わすことがありません。でも、上司に相談したいこと、報告したいことを抱えたスタッフがいます。よほどの重要なことなら、メモに残すなり携帯電話でアクセスするでしょう。でも、それほど緊急性がない用件だと、どうなるでしょう?

1) 顔を合わせたときに伝えようと思いつつ、1日、2日と経ち、報告の鮮度が落ちる。
2) 同時に3人に伝えたい用件があった。ただ、同時にその3人が社内にいることが滅多に無い。すると、たまたまその場にいた2人にだけ伝え、あと1人には伝え忘れてしまう。

 こういうことが、結果的に生産性を下げていることに気づきます。これはどうして起こるのでしょうか?それは、仕事の仕方が10年前とは変わっているのに、10年前の発想のままメールを活用している、ということです。つまり、「Eメールは遠くの人とのやりとりに使うツールだ」という既成概念が邪魔をして、身近な仲間とのコミュニケーションの円滑化に使うという発想を妨げているのです。10年前は、ほとんどの人が社内で仕事をしていたのかも知れません。でも、今は外に出ていることの方が多かったりします。ならば、それにあわせて、ツールの使い方も変えてみてはいかがでしょうか。

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