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2003年4月 1日 (火)

Vol.48 『部下に任せる仕事の納期を短縮させるには?』

 経営者であれ、管理者であれ、部下に任せながら仕事を進める人にとって、共通する悩みの1つに「彼はいつも仕事が遅いんだよなあ」「いつになったら報告してくるんだろうか」ということがあります。また、自営業者で奥さんに仕事を任せている場合、音沙汰のなさに苛立って、「いつになったらやってくれるんだ?」「今、忙しいのよ!ちゃんとやるって言ってるでしょ!?」と逆に怒りを買って、納得いかない顔をして怒りを押し殺している人も多いのでは?納期の遅さにイライラしている上司が、まずすべきことは、何でしょう?

よく話を聞いてみると、まず「いつまでに提出せよ」と仕事の納期を指定していないケースが多いです。「やっておいてくれ」で終わり。せいぜい「なるべく早くやるように」と付け足す程度。これでは、「早い」の基準が上司と部下では違いますから、そこにイライラの原因がありますね。とは言え、忙しい上司としては、あれこれ細かく指示すること自体がわずらわしいのです。部下の「早くやれないことの言い訳」は聞きたくないですしね。 私は以前、そういうストレスを避けるために、仕事を依頼する際に行っていた質問があります。それは、とても機能しました。こんな感じの会話です。

和仁「この仕事、急ぎなんだけど、いつまでにやれる?」(まず本人の希望を聞く)
後輩「10日以内なら、やれると思います。」(割とアバウトかつ安直に答える)
和仁「そうか、それをやるのにトータルで何時間かかるだろう?」(時間見積を計算させる)
後輩「う~ん、え~、1時間くらいだと思います。」(ここで初めて具体的に考える)
和仁「なるほど、その仕事を1時間だけ使ってやるとして、急ぎで依頼したいのだが、いつまでにやれる?」(後輩の焦点を、「仕事そのもの」から「1時間の確保」に移す)
後輩「1時間程度なら、明日やってしまいます。」
和仁「そうか、ありがとう。よろしく頼むよ。あさっての朝イチで確認するから。」

この会話の中で私がやったことは、部下が仕事を先送りする(あるいは保険をかけて余裕たっぷりの納期設定をする)癖があることを前提に、具体的な時間見積を立てさせ、その時間の確保を要求することにシフトする、ということです。 仕事を依頼するときは、この会話を付け足すだけで何倍もスピードアップするかも。

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