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2001年11月 1日 (木)

Vol.31 『ワンテンポ置かないだけで、周りが変わる。』

 スピード化の重要性がいたる所で言われるようになりました。携帯電話のメール機能の発達や、通信回線の環境が良くなったことなど、情報インフラが劇的に変わっていることも一因だと思います。

 私はメールの返信は基本的に24時間以内を心がけています。また、緊急の依頼があった場合は、できる限り最短時間で提示することにしています。なぜか?その理由は、相手の都合への配慮はもちろんですが、私の都合もあります。

 <相手の都合>早く返事を受けた方が次の段取りに移りやすい(遅くてイライラされることはあっても、早過ぎて迷惑をかけることはない)

 <私の都合>早く返した方が、常に受け皿を空っぽにしておけるので、精神的な負担が小さい。(受け皿がいっぱいに溜まっていると、ストレスも溜まる)

 実際にはさらにプラスαの効果があることを感じます。それは、「相手の期待を超えるスピードで返すことで、相手も自分の問いかけや依頼に早く返答してくれるようになる」ということです。すると、お互いのキャッチボールが高速化していきますので、自分の仕事のペースもますますスピードアップしていきます。ここで、どちらかがワンテンポ置いてしまうと、そのままスローダウンしてしまいます。

 自分の努力だけで出す成果には限界を感じることがあっても、このクイックレスポンス(素早い返答)をお互いが心がけることで、相乗効果が発揮され、信じられない成果を引き起こすことも出てきます。クイックレスポンスとは、言い方を変えれば、「ワンテンポ置かない」ということ。自分宛に来た封筒を「後で見よう」と机の上に積み上げて一息つくことは、そこでワンテンポ置くことになります。そうではなく、受け取った時点で封を切って、内容にざっと目を通して破棄するか返信するかを判断するまでを「1アクション」と決めておくと、それだけでかなりスピードアップします。これをクセにできたら楽ですよね。

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