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2000年4月 1日 (土)

Vol.12 『Eメール≒TELor面会、Eメール≠FAXor郵送物』

 IT(情報技術)というキーワードを新聞・雑誌で見かけない日はないくらい、ここ数ヶ月の情報化の伸展はすさまじいものがあります。そのベースにあるのは、インターネットの加速度的な普及だと思います。実際、今では私のクライアントはほとんどEメールを活用されており、ファイル送信なども自由にできるため、2年ほど前と比べると格段に業務の効率化とスピード化が図れています。
ただ、技術的にはかなり浸透しているようですが、文化的にはまだまだ初期段階かなと感じています。そのことを示す、ある経営者との会話をご紹介しましょう。

A社長 : 「最近、メールを使う人が増えたのは良いが、メールを送っても返事をしてくれない人が圧倒的に多いのはなぜだろうか?」
和仁 : 「確かにそうですね。おそらくそういう人は、メールをFAXや郵送物と同じ感覚で捉えているからではないでしょうか?」
A社長 : 「なるほど、そうかも知れないなあ。でも、メールを使いこなしている側からすると、メールを送ったのに返事が来ないと、"読んでいないのかなあ?"とか "無視されたのか!?"なんて、余計な気を使ってしまうんだよね(笑)」
和仁 : 「それは言えますね。メールが日常に溶け込んでいる人は、"メールは双方向なツールだ"と捉えていますが、そうでない人にしてみれば"FAXみたいな一方通行のツール"みたいに思っているような気がしますね。」
A社長 : 「なるほどねえ。でも、FAXだとわざわざ送信状をつけて、文面を書いてFAX番号をうって、と面倒だけど、メールなら"了解です"と一言書いて返信ボタンを押してもらうだけなんだから、そのくらいやってもらえると良いんだけどね。」

 その手段をどう定義づけるか、によって扱い方は違ってくると思います。面と向かって話しているときに相手の投げかけを無視する人はいないでしょうし、それは電話でも同様です。でも、FAXや郵送物が届いたときに「届きました」と連絡する人もいれば、しない人もいます。メールを前者と後者のどちらに定義づけするかの問題のように思います。

 皆さんは、メールをどのように定義づけしていますか?

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